Sponsorenrahmen abstimmen
Zu Beginn klären wir, wie viele Partner das Fest tragen und in welchen Kategorien sie eingestuft sind. Hauptsponsor, Sponsor und Unterstützer bekommen unterschiedliche Flächen und Formate. Ohne diese Ordnung entsteht bei der Umsetzung Streit über Platzierung und Größe der einzelnen Logos.
Parallel legen wir die eigenen Elemente des Vereins fest. Das Logo, die Vereinsfarben und das Motto der Veranstaltung bilden den Grundrahmen. Sponsorenlogos werden darin platziert, sodass die Veranstaltung sofort als Vereinsfest erkennbar bleibt und nicht als Werbefläche wirkt.
Banner und Bauzaunlösungen
Größere Banner können mehrere Sponsoren gemeinsam zeigen. Wir gestalten ein Raster mit abgestimmten Größenverhältnissen, das zu den freigegebenen Kategorien passt. Eine Bespannung verändert die Windbeanspruchung des Trägers; die konkrete Eignung wird mit den dafür zuständigen Verantwortlichen geklärt.
Für die Befestigung werden die zugehörigen Komponenten und der vorhandene Träger zusammen betrachtet. Ein stabil wirkender Bauzaun ist keine ausreichende Grundlage. Fehlen geeignete Anschlüsse, wird vor der Fertigung eine passende Lösung mit den Verantwortlichen des Aufbaus abgestimmt.
Fahnen und Vereinsauftritt
Am Eingang und in den Hauptbereichen setzen Beachflags mit dem Vereinslogo den Ton. Sponsorenfahnen dürfen dazukommen, folgen aber einer festgelegten Reihenfolge und ähnlichen Bauformen, damit kein wildes Bild entsteht. Wir stimmen Farben und Layoutraster im Vorfeld mit dem Vorstand ab.
Für die Bühne oder das Zelt sind Spannbanner mit dem Motto der Veranstaltung geeignet. Sie schaffen einen ruhigen Hintergrund und lassen sich in späteren Jahren wiederverwenden. Sponsorenbanner werden davon getrennt platziert, damit die Rednerbühne ihre eigene Wirkung behält.
Helferauftritt und Nachnutzung
Helferinnen und Helfer bekommen bedruckte Shirts oder Warnwesten, damit sie im Gedränge als Ansprechpartner erkennbar sind. Sponsorenlogos können dezent an einer festen Stelle platziert werden. Der Verein bleibt Absender, die Sponsoren erscheinen als Unterstützer im Hintergrund.
Nach dem Fest werden Textilien und wiederverwendbare Träger dokumentiert und eingelagert. Für die nächste Ausgabe müssen dann meist nur einzelne Elemente aktualisiert werden. Das reduziert den Aufwand für den Vorstand und macht spätere Sponsorenwechsel unkompliziert.